Article 1. Préambule
Dans le cadre de notre activité de fourniture, installation et pose artisane de portes, fenêtres et fermetures extérieures sur mesure, nous sommes tenus de traiter certaines des données à caractère personnel de nos clients (les « Clients »), prospects (« Prospects »), prestataires et fournisseurs (« Fournisseurs ») de même que celles des internautes qui accèdent à notre site internet www.lafermeturecontemporaine.com (les « Internautes ») (ensemble, les « Personnes Concernées »).
Nous nous engageons à traiter vos données à caractère personnel en conformité avec la règlementation applicable, soit le Règlement n°2016/679 (UE) du 27 avril 2016 dit règlement général sur la protection des données (« RGPD »), la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 dans sa version actualisée (« LIL ») et toute recommandation ou délibération de la CNIL pertinente qui concernerait notre activité (la « Règlementation applicable »).
À ce titre, nous nous engageons à respecter notre obligation de transparence et d’information vis-à-vis des Personnes Concernées en mettant à leur disposition la présente politique de confidentialité, qui a pour objet (i) de les informer quant aux caractéristiques des traitements que nous mettons en œuvre à partir de leurs données, (ii) de leur présenter les garanties auxquelles nous nous engageons en matière de confidentialité et de sécurité et (iii) de leur présenter les droits dont vous ils investis par rapport à leurs données et la façon dont ils peuvent les exercer.
Article 2. Définitions
Les termes commençant par une majuscule, tels que notamment « Données à caractère personnel », « Traitement », « Personnes concernées », « Responsable de traitement », « Sous-traitant », « Destinataire », « Violation de données », sans que cette liste soit limitative, ont le sens qui leur est donné par la Règlementation applicable, et notamment le RGPD.
Article 3. Identité du Responsable de traitement
La société LFC (la Fermeture contemporaine), société par actions simplifiée à associé unique immatriculée sous le numéro 790 003 354 auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) de Versailles, dont le siège social est situé rue de Seine 78440 ISSOU, agit en qualité de Responsable de traitement s’agissant des traitements de vos Données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de son activité.
Article 4. Caractéristiques des Traitements
Les Traitements que nous mettons en œuvre à partir des Données des Personnes Concernées sont présentés dans le tableau ci-dessous, qui inclut les informations suivantes :
- La/les finalité(s) du Traitement, c’est-à-dire les objectifs déterminés, explicites et légitimes du Traitement qui gouvernent celui-ci pendant toute la durée du Traitement ;
- La base légale du Traitement, c’est-à-dire le fondement juridique du Traitement qui justifie sa mise en œuvre et le rend légitime ;
- Le mode de collecte des Données à caractère personnel, qui peut être direct (Données communiquées par la Personne Concernée elle-même) ou indirect (Données à caractère personnel collectées ou générées à partir de tout autre moyen / toute autre technologie) ;
- La liste des Données à caractère personnel traitées ;
- La durée de conservation des Données à caractère personnel, qui doit être déterminée et proportionnée aux finalités du Traitement, étant précisé qu’au terme du délai, les données sont soit supprimées, soit anonymisées pour des raisons d’usage statistique, les opérations de suppression et d’anonymisation étant des opérations irréversibles rendant impossibles la restauration ultérieure des données.
| Traitement | Personne(s) concernée(s) | Finalités | Base légale | Données traitées | Mode de collecte | Durée de conservation |
| Gestion de la relation client | Clients | – Négociation, exécution et suivi des contrats
– Gestion des échanges avec les clients |
Exécution contractuelle (contrats clients) | – Nom, prénom
– Société cliente à laquelle le Client appartient – Coordonnées professionnelles (adresse email, numéro de ligne directe) – Intitulée de poste, missions |
– Échanges par mail,
– Formulaire de contact, – Bon de commande, – Échanges téléphoniques – Échange de cartes de visite |
Durée des relations contractuelles en base active et 5 ans en base intermédiaire à des fins probatoires. |
| Gestion de la relation prospect | Prospects | – Opérations de promotion de nos activités
– Gestion des échanges avec les prospects |
Mesures précontractuelles prises à la demande du Prospect ou notre intérêt légitime si nous avons contacté directement le Prospect | – Nom, prénom
– Société prospectée à laquelle le Prospect appartient – Coordonnées professionnelles (adresse email, numéro de ligne directe) – Intitulée de poste, missions |
– Échanges par mail,
– Formulaire de contact, – Bon de commande, – Échanges téléphoniques – Échange de cartes de visite – Transmission des données via nos contacts |
3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du Prospect (exemple : demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un email). |
| Prospection commerciale des clients | Clients | – Envoi de messages de prospection commerciale aux clients de la base de données
– Gestion des demandes d’opposition à la réception de messages de prospection |
Intérêt légitime | – Nom, prénom
– Société cliente à laquelle le Client appartient – Coordonnées professionnelles (adresse email, numéro de ligne directe) – Intitulée de poste, missions |
– Échanges par mail,
– Formulaire de contact, – Bon de commande, – Échanges téléphoniques – Échange de cartes de visite – Transmission des données via nos contacts |
3 ans à compter du dernier contact avec le Client. |
| Gestion des listes d’opposition la réception de prospection | Clients
Prospects |
– Réception et réponse aux demandes d’opt-out
– Limitation et/ou effacement des données – Gestion et actualisation des listes d’opposition |
Intérêt légitime | – Nom, prénom
– Catégorie de Client ou Prospect – Adresse email professionnelle – Société à laquelle la Personne Concernée appartient – Date de la demande d’opt-out |
Formulation de la demande d’opt-out par tout moyen. | 3 ans à compter de l’exercice du droit d’opposition |
| Gestion des relations fournisseurs | Fournisseurs | – Opérations de recherche et de sélection des fournisseurs
– Négociation, exécution et suivi des contrats – Gestion des échanges avec les fournisseurs |
Exécution contractuelle (contrats fournisseurs) | – Nom, prénom
– Société prospectée à laquelle le Prospect appartient – Coordonnées professionnelles (adresse email, numéro de ligne directe) – Intitulée de poste, missions |
– Échanges par mail,
– Formulaire de contact, – Bon de commande, – Échanges téléphoniques – Échange de cartes de visite |
Durée des relations contractuelles en base active et 5 ans en base intermédiaire à des fins probatoires. |
| Administration d’un éventuel contentieux | Clients
Prospects Fournisseurs |
– Négociations amiables
– Gestion de la procédure contentieuse – Constitution de preuves dans le cadre du contentieux |
Intérêt légitime | – Nom, prénom
– Société prospectée à laquelle le Prospect appartient – Coordonnées professionnelles (adresse email, numéro de ligne directe) – Intitulée de poste, missions |
– Échanges par mail,
– Formulaire de contact, – Bon de commande, – Échanges téléphoniques – Échange de cartes de visite – Transmission des données via nos contacts |
Pendant toute la durée du litige et jusqu’à (i) signature du protocole d’accord transactionnel (précontentieux) ou (ii) épuisement des voies de recours (contentieux). |
| Gestion de la facturation externe | Clients
Prospects Fournisseurs |
– Administration de la facturation externe
– Édition des factures – Réception des factures – Gestion des paiements – Écritures comptables |
Obligation légale | – Nom, prénom
– Société à laquelle le Client ou Fournisseur appartient |
Communication des données nécessaires à la facturation par tous moyens | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. |
Article 5. Destinataires de vos Données
Nous sommes susceptibles de communiquer vos Données à caractère personnel à des Destinataires autorisés et soumis à une obligation appropriée de confidentialité, qui peuvent être internes ou externes selon les cas.
Les destinataires internes sont les membres de notre personnel dont les attributions, fonctions et missions justifient qu’ils traitent vos Données à caractère personnel pour les seules finalités prévues par la présente politique de confidentialité et dans le cadre des mesures techniques et organisationnelles de protection et de sécurité appropriées détaillées ci-après.
Les destinataires externes sont quant à eux :
- Les éventuels prestataires de services ou Sous-traitants auxquels nous sommes susceptibles de recourir dans le cadre de la gestion des relations avec les Personnes Concernées (prestataire d’hébergement du site web pour les Internautes par exemple),
- Les autorités administratives ou judiciaires dans le cadre de leurs attributions ou toute personne autorisée pour répondre une obligation légale à laquelle Harfang est assujettie ;
- Les autorités administratives ou judiciaires dans le cadre de leurs attributions.
- En cas de projet de levée de fonds, d’acquisition ou de cession de notre activité ou de nos actifs par quelque moyen que ce soit y compris par cession de l’entreprise exerçant cette activité ou possédant ces actifs, le ou les acquéreurs potentiels et leur conseils dans le cadre d’un audit précédent l’opération. En cas d’acquisition par un tiers, vos Données feront partie des actifs transférés et seront à ce titre traitées par l’acquéreur qui agira en qualité de nouveau Responsable de traitement en vertu de sa propre politique de confidentialité.
Article 6. Vos droits s’agissant de vos Données
- Énoncé de vos droits
Conformément à la Règlementation applicable, vous êtes investis des droits suivants s’agissant de vos données à caractère personnel :
- Un droit de nous demander confirmation que des données les concernant sont traitées, d’obtenir des informations sur les caractéristiques de ces Traitements, d’accéder à ces données et de nous en demander une copie (droit d’accès et de copie) ;
- Un droit de faire rectifier ou de compléter toute donnée vous concernant qui serait erronée ou obsolète (droit de rectification) ;
- Un droit de retirer votre consentement à tout moment à condition que le Traitement concerné soit exclusivement fondé sur cette base légale ;
- Un droit de vous opposer au Traitement de vos Données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière et d’obtenir leur effacement, auquel cas nous ferons droit à cette demande sauf si le Traitement est justifié par des motifs légitimes et impérieux (droit d’opposition pour motif légitime et droit à l’effacement) ;
- Un droit de s’opposer au Traitement de vos Données à caractère personnel mis en œuvre à des fins de prospection, auquel cas nous ferons droit à cette demande et ne traiterons plus vos données pour vous envoyer des messages de prospection commerciale, mais si vous êtes un Client, vos Données pourront être conservées et traitées pour d’autres finalités (droit d’opposition à la prospection commerciale et droit à l’effacement le cas échéant) ;
- Un droit d’obtenir la limitation du Traitement temporairement en cas de demande de rectification ou d’opposition pour motif légitime le temps que nous analysions votre demande, ce qui signifie en pratique que les Données à caractère personnel sont conservées, mais que nous ne pouvons pas les traiter (droit à la limitation) ;
- Un droit à la portabilité de Données, c’est-à-dire un droit d’obtenir de notre part la restitution des Données à caractère personnel que vous nous avez communiquées dans un format d’usage courant dès lors que le Traitement est automatisé et fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat ;
- Un droit de formuler des directives relatives au Traitement de vos données après votre décès et de nous demander de conserver, effacer ou communiquer vos données à un tiers expressément désigné, étant précisé que dès lors que nous avons connaissance de votre décès et à défaut d’instructions de votre part, nous nous engageons à détruire vos Données à caractère personnel, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale (droit post mortem).
- Modalités d’exercice de vos droits
Lorsque vous souhaitez exercer l’un des droits précités, vous pouvez nous contacter par courrier ou par email aux coordonnées indiqués à l’article « Contact » des présentes.
La demande d’exercice de droits doit émaner de vous exclusivement (sauf mandat donné à un tiers en bonne et due forme) et être la plus claire et exhaustive possible afin de nous permettre d’y répondre dans les meilleurs délais, compris entre un et trois mois selon son niveau de complexité.
Nous pouvons éventuellement vous demander de compléter votre demande si elle n’est pas suffisamment précise, que le droit que vous souhaitez exercer n’est pas facilement identifiable ou que nous ne parvenons pas à établir votre identité, auquel cas nous pouvons être amenés à vous demander de fournir des informations complémentaires et notamment un justificatif d’identité, qui serait supprimé une fois votre identité vérifiée.
En outre, nous ne serons pas tenus de répondre à votre demande si elle présente un caractère manifestement infondé ou excessif, et notamment si vous formulez des demandes répétitives ou trop complexes qui auraient pour objet ou pour effet de déstabiliser l’exercice de nos activités.
Article 7. Sécurité
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité que nous estimons appropriées pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos Données à caractère personnel et lutter contre leur destruction, perte, altération ou divulgation non autorisées.
Parmi ces mesures figurent notamment :
- D’un point de vue logique, la gestion des habilitations et des restrictions des droits d’accès aux données, le recours à des procédés d’identification sécurisés et la mise en œuvre de mesures de sauvegarde et de traçabilité,
- D’un point de vue physique, la sécurisation des locaux (codes, clés et badges d’accès) et des postes de travail (verrouillage automatique des sessions, antivirus et pare-feu).
Lorsque nous recourons à des Sous-traitants, soit des prestataires à qui nous avons délégué tout ou partie d’un Traitement et qui traitent vos Données à caractère personnel conformément à nos instructions, nous nous engageons à leur imposer contractuellement des garanties de sécurité analogues à celles que nous mettons en œuvre pour protéger vos Données à caractère personnel et nous réservons le droit de procéder à un audit auprès d’eux afin de nous assurer du respect de leurs obligations.
En cas de Violation de données, nous nous engageons à notifier la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD et, si ladite violation fait peser un risque élevé sur vous, à vous en aviser et à vous communiquer le cas échant les informations et recommandations nécessaires.
Article 8. Mise à jour de la présente politique
Nous sommes susceptibles de modifier, compléter ou mettre à jour à tout moment la présente politique pour tenir compte d’une évolution légale, règlementaire et/ou jurisprudentielle, d’une modification des caractéristiques des Traitements ou de la mise en œuvre d’un nouveau Traitement. Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à votre connaissance par tout moyen de notre choix.
Article 9. Contact
Vous pouvez nous adresser toute question ou réclamation relative à la présente politique ou nous faire part de recommandations ou de commentaires relatifs à cette dernière par écrit aux coordonnées suivantes :
- Par courrier : Société LFC – La Fermeture contemporaine, rue de Seine 78440 ISSOU
- Par email : [⦁].
Vous pouvez également poser toute question à la CNIL ou introduire une plainte auprès de cette dernière à l’adresse suivante : Service des plaintes de la Cnil, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22 ou en ligne en cliquant sur le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plainte.